IT im Jahre 2020: das Ende von Telefonie und E-Mail?

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Bei ComConsult Research laufen seit Wochen intensive Diskussionen und Arbeiten zur Umstellung unserer eigenen IT. Dies ist verbunden mit umfassenden Evaluierungen diverser Architekturen und Produkte. Auch wenn die Arbeiten noch nicht abgeschlossen sind, so ergeben sich doch bereits jetzt einige interessante Diskussionspunkte.

Unsere eigene Ausgangslage ist geprägt durch eine Reihe von Wünschen:

  • Obwohl wir ein kleines Unternehmen sind, ist unsere interne Kommunikation basierend auf E-Mail, Videokonferenz und Dokumenten nicht optimal. Für eine ganze Reihe von Workflows fehlt die notwendige Transparenz für alle Beteiligten. Anders formuliert: Wir müssen effizienter werden.
  • Viele unserer jetzigen Workflows sind nicht gut zur Integration externer Partner geeignet, hier ist bereits bezogen auf die jetzigen nicht optimalen Workflows ein weiterer Effizienzbruch zu beobachten. Das betrifft sowohl den Austausch von Dateien als auch die Integration in laufende Diskussionen.
  • Wir beobachten einen Wechsel innerhalb unseres Unternehmens auf immer mehr mobile Endgeräte. Mitarbeiter haben mehr als ein Endgerät und ein Teil unseres Teams ist sehr mobil. Die Zeiten, in denen ein Benutzer genau einen Desktop-PC hatte, sind definitiv vorbei. Unsere Haupt-Kooperationspartner haben eine ähnliche Situation. Unsere bestehende IT-Infrastruktur ist dafür nicht wirklich gut geeignet. Windows File-Server und MS-Exchange sind offensichtlich Tools aus der IT-Vergangenheit, die einer Repositionierung bedürfen (ich sage bewusst nicht Ablösung).

Basierend auf dieser Ausgangssituation haben wir folgende Schlussfolgerungen gezogen:

  • Wir gehen davon aus, dass der heutige Desktop-PC tot ist. Er wird durch eine im Moment noch nicht ganz klare Form mobiler Endgeräte abgelöst werden. Ob das Tablets mit Smart-Docs sein werden, bleibt abzuwarten, genauso bleibt aus unserer Sicht im Moment offen, ob wir in Zukunft ein Betriebssystem brauchen, das Maus- mit Gestensteuerung kombiniert (siehe die Windows-8-Diskussion). Also werden wir unsere zukünftige IT-Infrastruktur konsequent an Mobilität und Offenheit ausrichten. Speziell zum jetzigen Zeitpunkt muss eine zu starke Bindung an einen Hersteller vermieden werden.
  • Dies erfordert aus unserer Sicht die Verlagerung der im Moment stationären und Microsoft-basierenden IT in die Cloud (unser Standort in Australasien ist Mac-basiert). Wir sind im Prinzip keine Cloud-Anhänger, aber eine standortungebundene Integration vieler mobiler Endgeräte ist am besten in der Cloud umsetzbar.
  • Auf jeden Fall muss unser bestehendes File-System abgelöst werden. Alle unsere Dokumente müssen in die Cloud migriert werden. Dabei muss die Frage, was ein Filesystem eigentlich zu leisten hat, defintitv neu gestellt werden. Die zukünftigen Nutzungsformen erfordern einen völlig anderen Typ von Dateisystem als bisher.
  • Wir brauchen eine neue Form der Kollaboration. E-Mail und Telefonie reichen nicht mehr aus, um Teams effizient zusammen arbeiten zu lassen. Dies beinhaltet natürlich, dass wir neue Kollaborationsfunktionen und Tools benötigen.

Schon bei der ersten Analyse der Markt- und Technologiesituation wird klar, dass das Angebot von Basis-Ressourcen wie Amazon-Dateispeicher oder pure Rechenleistung für uns ungeeignet ist. Hier bestätigt sich unsere Skepsis gegenüber der Cloud. Dies ist im Grunde genommen die Abbildung alter IT in neue Gewänder. Aber wir wollen keine Kopie unserer alten Welt, wir wollen einen klaren Mehrwert. Der Mehrwert der Cloud entsteht durch Software as a Service.

Bei der Analyse der Mehrwert-Produkte wird schnell ein Konflikt der aktuellen Produktwelt und auch der gesamten Cloud klar:

  • Unsere Ausgangslage ist die Suche nach einer einfachen und leicht bedienbaren Lösung. Wir suchen mehr Transparenz. Die finden wir nicht durch eine komplexe Lösung, da wir darauf angewiesen sind, dass alle beteiligten Personen die neue Welt auch wirklich nutzen. Jeder braucht Projekt-Management, trotzdem sind viele Projekte gescheitert, weil die Produkte einfach zu unhandlich zur täglichen Nutzung sind. Oder ein anderes Beispiel aus der Vergangenheit ist Sharepoint. Ohne Frage ein gutes Produkt, aber einfach nicht gut zu handhaben und viel zu komplex. Also unsere Ausgangslage ist die Suche nach Einfachheit und Akzeptanz.
  • Auf der einen Seite stehen in der Cloud Komplettprodukte, die alles aus einer Hand liefern. Ein herausragendes Beispiel dafür ist Huddle. Aber auch Produkte wie Jive gehören bedingt in diese Kategorie. Wie immer bei solchen Lösungen müssen dabei Kompromisse eingegangen werden, da wichtige Funktionen fehlen oder nur schlecht umgesetzt sind. Es gibt ein weiteres Problem mit den Komplettprodukten, das ist die Zukunftssicherheit. Wir sind nach wie vor in einer Frühphase der Cloud-Entwicklung. 90% der heutigen Anbieter werden wieder verschwinden. Gerade Produkte, die zu groß und unbeweglich sind, sind mit großen Risiken behaftet.
  • Auf der anderen Seite stehen Lösungen, die durch eine Integration mehrerer Produkte entstehen. Im Konsumerbereich ist den meisten Lesern sicher die Kombination aus Dropbox mit vielen verbreiteten iPad Apps bekannt. Eine ähnliche Entwicklung sehen wir im professionellen Bereich. Wir haben Dropbox, Egnyte und Sugarsync für uns ausgeschlossen. Sehr viel Bewegung ist im Moment bei Box zu beobachten. Box hat seine APIs offengelegt und das hat zu einer Reihe interessanter Integrationen geführt. TeamworkPM ist eine solche, eine ähnliche Integration mit Jive ist in Vorbereitung.

Tatsächlich deutet einiges darauf hin, dass die Cloud in Zukunft bestimmt werden wird von der Kombinierbarkeit verschiedener Tools. Dabei entstehen naturgemäß Nachteile im Bereich der Einfachkeit und der Bedienbarkeit. Aber auch in der Cloud macht es Sinn, einen Mehr-Layer-Ansatz mit einer Unterscheidung zwischen Basis-Infrastrukturen und aufsetzenden Applikationen zu haben. Es gibt hier weder ein Betriebssytem noch einen Standard, der die dabei notwendigen Schnittstellen regelt. Die endgültige Lösung wird auf der Basis von Produkt-Verdrängung und Marktpositionen geschaffen werden.

Welches sind die wesentlichen Funktionselemente, die wir für unseren Bedarf definiert haben? Eine kurze Übersicht:

  • Die Basis bildet ein Cloud-basierendes Dateisystem. Dieses muss eigene Mehrwertfunktionen haben (Versionsverwaltung, Backup und Recovery, Integration in alle gängigen mobilen Geräte, offene APIs zur Integration, Logging aller Zugriffe auf Dateien, ein Konzept zum sicheren und nachvollziehbaren Ausstausch von Dateien mit Externen, integrierte Viewer für alle gängigen Formate, eine lokale Synchronisation ausgewählter Ordner und Dateien auf Endgeräte, …).
  • Wir brauchen eine Diskussions- und Task-Management-Plattform, mit einer Projektstruktur, die unsere Workflows abbilden kann. Da unsere eigene Ordner-Struktur an unseren Workflows orientiert ist, kann ein einfacher Teil davon im File-System verankert sein. Schlüssel zum Erfolg wird hier auf Dauer in der Gestaltbarkeit der Workspaces zur Vermeidung eines Chaos liegen. Produkte wie Jive erfüllen im Moment unseren Bedarf noch nicht, da eine saubere Integration in ein Cloud-basierendes Dateisystem fehlt (noch, eine Lösung für Q2 ist angekündigt).
  • Wir brauchen ein einfaches Task-Management-System, kein überfrachtetes Projekt-Management-System, aber eine leicht zu bedienende Lösung, die den Status kleiner Projekte transparent macht.
  • Wir sehen eine Verschiebung weg von der E-Mail und der Telefonie hin zu anderen Kommunikations-Formen. Die Popularität von Produkten wie Jive bestätigt das. Trotzdem wollen wir darauf nicht verzichten, aber wir müssen die bestehenden Lösungen umbauen. Also wandert unsere E-Mail in die Cloud und die TK wird zu einem Hostet-SIP-Provider ausgelagert. Dies wird kombiniert mit einer Webkonferenz-Lösung (in diesem Fall Vidyo). Diesen Block sehen wir als temporär an und werden ihn in ein oder zwei Jahren neu evaluieren. Speziell sehen wir ein Potenzial bei Office 365 und Lync, das mittelfristig für uns spannend sein kann. Zumindest für den Moment bleibt MS Office unsere Wahl für die Bearbeitung von Dokumenten (persönlich nutze ich Apple Keynote für Präsentationen).
  • Wir werden im Rahmen des Projektes die Online-Verarbeitung von Texten prüfen, es gibt gerade bei Team-Arbeiten Vorteile bei der Bearbeitung von Dokumenten in der Cloud. Und es gibt auf jeden Fall Dokumente, an denen mehrere Personen arbeiten. Eine zentrale gemeinsame Bearbeitung erscheint uns besser als eine gesyncte lokale Bearbeitung mit komplexen Sperrfunktionen. (Zumindest bei mir selber beobachte ich eine relativ schnelle Akzeptanz des direkten Arbeitens im Browser nachdem ich mit relativ großen Vorbehalten gestartet war).

Im Prinzip gibt es dabei einen scheinbaren interessanten Widerspruch. Auf der einen Seite haben wir eine Verlagerung von Team-Kommunikation weg von der E-Mail und hin zu Social-Media-Tools wie Jive und Yammer. Das ist auch nicht verwunderlich. E-Mail wurde ursprünglich als Kommunikationsinstrument zwischen zwei Personen konzipiert. Zwar hat sich in den letzten Jahren hier viel verändert, so stellen die E-Mail-Clients jetzt Kommunikationsabläufe dar und Tagging gestattet einen flexiblen Überblick jenseits von Ordnerstrukturen. Trotzdem wird immer klar sein, dass E-Mail kein wirkliches Team-Instrument ist. Dafür wurde es einfach nicht geschaffen. Tatsächlich sehen wir im Generationswandel bei jungen Leuten eine fast völlige Abkehr von der E-Mail hin zu sozialen Medien. E-Mail wird natürlich nicht verschwinden. Seine Stärken sind die Offenheit zu beliebigen Ansprechpartnern und die Revisionssicherheit im Rahmen von Geschäftsprozessen. Aber seine Bedeutung wird abnehmen. Die Zukunft für Teamprozesse liegt bei Social-Media-Tools. Umso überraschender wirkt dabei die Renaissance von Video. Wir erleben im Moment einen fast unglaublichen Anstieg der Nutzung dieses Mediums. Die Gründe sind klar:

  • Aktuelle Lösungen sind gut mit ausreichender Qualität, einfach zu benutzen und preiswert
  • Bandbreite ist kein wirkliches Problem mehr (mit Einschränkungen je nach Standort und Land)
  • Auch hier der Generationen-Wandel mit jungen Teilnehmern, die einfach an das Medium gewohnt sind

Allerdings ist der Mega-Trend Video verbunden mit erheblichen Änderungen der Nutzung. Auch hier werden wesentliche Leistungen in die Cloud verlagert. Gerade der Aspekt der unbegrenzten B2B-Erreichbarkeit ist am besten mit Cloud-Lösungen umzusetzen (siehe aktuelle Ankündigung von Polycom) nachdem die UC-Anbieter am B2B-Thema weiterhin kläglich scheitern und Provider den Bereich vorsichtig formuliert nicht aktiv fördern. Hinzu kommen die vielen mobilen Clienten, die die Zukunft dominieren werden. Gleichzeitig verlagert sich der Schwerpunkt weg von der „richtigen“ Videokonferenz zur Webkonferenz. Noch gibt es Probleme in der Umsetzung wirklicher Browser-basierter Clienten, aber die technischen Hürden werden in den nächsten Monaten fallen. Spätestens 2015 ist der Video-Client für die meisten Produkte browserbasierend. Kombiniert man das mit Cloud-Dienstangeboten wird ein Schuh daraus.

Ist die Kombination aus Video und Social-Media ein Konflikt? Nein natürlich nicht, gerade die Entwicklung bei Facebook zeigt wo der Zug hinfährt. Eindeutig zum lückenlosen Übergang zwischen beiden Welten. Wenn ich auf einem Diskussionsforum nicht weiter komme und die ganze Sache ausufert (ist das nur bei uns so?), dann muss aus Effizienzgründen auf das persönliche Gespräch umgeschaltet werden. Am besten aus der Plattform heraus. Offene Cloud-APIs werden das in Zukunft leicht machen. Kombiniert man das mit Cloud-Video-Services, wird der Übergang fast natürlich werden.

Was ist unser bisheriges Fazit? Auch wenn noch wesentliche Hürden vor uns liegen in diesem Projekt, so sind folgende Feststellungen zumindest für uns klar:

  • IT wird sich in den nächsten Jahren deutlich ändern. Unsere Dateisysteme sind ein gutes Beispiel dafür.
  • Der Umstieg von stationären Desktops zu mobilen Systemen erfordert eine Cloud-Infrastruktur, die wirklich Enterprise-tauglich ist.
  • Kommunikation wird sich verändern. Teams müssen effizienter werden. E-Mail und Telefon oder Videokonferenz reichen dafür nicht aus.
  • In der Cloud wird eine neue Landschaft aus kooperierenden SaaS-Produkten entstehen. Offene APIs werden die Integration von Basis-Infrastrukturen wie Filesysteme beflügeln. Wird das auch in Zukunft die Online-Bearbeitung von Dokumenten beinhalten? Gute Frage, viel Potenzial für Spekulation.

Verbunden mit diesen Entwicklungen wird eine massive Veränderung der Hersteller-Landschaft sein. Bestehende Monopole werden in Frage gestellt, neue werden eventuell entstehen. Die Anbieter-Landschaft ist extrem in Bewegung und natürlich werden sich die Platzhirsche wie Microsoft wehren. Die Übernahme von Yammer und die Entwicklung von Office 365 sind gute Beispiele dafür.

Eine kleine Anmerkung zum Schluss. Technik kann natürlich keine alleinige Lösung für Team-Kollaboration sein. Technik schafft die Basis, aber jede Lösung wird klar festgelegte Prozesse zur Nutzung der Technik erfordern. Nur wenn alle Beteiligten die technischen Möglichkeiten überhaupt benutzen und vor allem auch in einheitlicher Weise benutzen, kann das Projekt erfolgreich sein.

Von dieser Entwicklung sind unsere bestehenden IT-Architekturen natürlich erheblich betroffen.

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