Sicherer Dokumentenaustausch vereinfacht die digitale Transformation

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Unternehmen müssen auf vielen Kanälen kommunizieren, um erfolgreich zu sein. Einer der wichtigsten Bausteine für geschäftlichen Erfolg ist und bleibt der nachweislich rechtssichere Dokumentenaustausch und das auch im Zeitalter von All-IP. Genau darum geht es bei Next Generation Document Exchange der Ferrari electronic.

Bei diesem Verfahren lassen sich zum Beispiel PDF-Originaldateien mit Empfangsbestätigung über Telefonie- oder VoIP-Strecken übertragen. Größenbeschränkungen, wie es sie bei E-Mail-Anhängen gibt, kennt NGDX nicht. Das ist praktisch für alle Unternehmen, die umfangreiche Dokumente rechtssicher versenden wollen.

Ferrari electronic nutzt dabei die aktuellen Standards der ITU. Das stellt sicher, dass herkömmliche und moderne Lösungen zuverlässig miteinander kommunizieren. Somit ist der neue Standard abwärtskompatibel zum etablierten Faxprotokoll. Integrierte, automatische Prozesse sorgen dafür, dass alle Daten korrekt übertragen werden. Sollen zum Beispiel PDF-Dateien an Faxgeräte versendet werden, die deren Empfang nicht unterstützen, wird das Dokument vor der Übertragung als Bild gerastert und als herkömmliches Fax gesendet.

Verifizierte digitale Prozesse

Der Bedarf, digitale Kommunikation beweisbar und unmanipulierbar zu machen, ist offenkundig. E-Mail hat diese Anforderung nie erfüllen können. Mit NGDX schafft Ferrari electronic erstmals eine Lösung, die PDF/a-Dokumente unverändert und belegbar versendet.

Kombiniert man das im Übrigen mit der Blockchain-Technologie und berechnet aus den Dokumenten eindeutige Prüfsummen (Hashwerte), lässt sich beweisen, dass Dokumente ohne Manipulation beim Empfänger angekommen sind. Damit wird der Dokumentenaustausch verifiziert und schafft gesteigertes Vertrauen in digitale Prozesse, denn die Echtheit digital übermittelter Dokumente ist somit bewiesen. Für geschäftskritische Dokumente kann sogar ein digitales Einschreiben mit „Rückschein“ erstellt werden.

Ein branchenübergreifender Kommunikationsstandard

NGDX optimiert bestehende Business Process Management Systeme. Durch die Integration lassen sich zeitaufwändige Routineaufgaben automatisieren, Dokumente in Sekundenschnelle erfassen und digital verarbeiten.

Die einfache, schnelle und rechtssichere Übertragung von PDF/a-Dokumenten in IP-Umgebungen ist der erste Schritt auf dem Weg zum Dokumentenaustausch der Zukunft. Die Beibehaltung der einfachen Bedienung bei gleichzeitiger Tiefenintegration in bestehende Unternehmensprozesse sowie die automatische Lesbarkeit hybrider Dokumente – also lesbar von Maschinen und Menschen – etwa ZUGFeRD 2.0 für den Rechnungsversand – sind die nächsten Schritte. Dadurch wird Next Generation Document Exchange zu einem branchenübergreifenden Kommunikationsstandard.

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