ComConsult Research Technologie-Statement: Office 365

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Die Zukunft von Microsoft wird aus unserer Sicht bestimmt sein von einer weiteren Fokussierung auf die Cloud und Office 365. Dies wird für jeden Kunden unvermeidbar verbunden sein mit einer Verschiebung von Funktionalität aus dem eigenen Rechenzentrum und von den vorhandenen Endgeräten hin zur Microsoft Cloud. Und tendenziell wird ein wesentlicher Teil der Zukunft von Microsoft Office in der Cloud liegen. Zwar werden wir auf absehbare Zeit eine Hybrid-Situation mit einer Mischung eines lokalen und eines Cloud-Betriebs gerade auch in der Nutzung von Microsoft Office haben, aber neue Funktionen wie Microsoft Teams oder Dokumenten-Kollaboration sind Cloud-Funktionen und machen auch nur in der Cloud Sinn.

Warum geht Microsoft diesen Weg? Unsere Einschätzung dazu ist:

  • Es gibt Dienste wie Teams oder Dokumenten-Kollaboration, die naturgemäß in der Cloud angesiedelt sind. Die Liste dieser Dienste wird in den nächsten Jahren eher wachsen.
  • Software-Entwicklung in der Cloud unterliegt anderen Regeln als noch vor 10 Jahren für Standard-Software üblich. Zwar haben wir inzwischen Scrum und Kanban als prägende Standards für Software-Entwicklung generell, aber in der Cloud ist das eine perfekte Kombination.
  • Die Vorteile von Cloud-Software kombiniert mit Scrum und Kanban liegen auf der Hand:
    • Es ist wirtschaftlicher sowohl für die Entwicklung als auch für die Wartung der Software
    • Entwicklungen sind besser planbar. Dies beinhaltet auch eine schnelle Reaktion auf weniger erfolgreiche Produkte oder eine Veränderung der geplanten Funktionalität in eine andere Richtung
    • Time-to-Market ist deutlich geringer
    • Distributions-Kosten sind deutlich geringer
    • Es passt perfekt zu einer internationalen Distribution
  • Microsoft benutzt die starke Position von Microsoft Office und Exchange als Teil von Office 365, um die Kunden auch an andere Funktionen zu binden. Auch wenn aktuelle Studien zeigen, dass die Kunden diese Strategie nicht unbedingt immer annehmen, muss dies als mächtiges Instrument sowohl der Kundenbindung als auch der Ausdehnung der Marktbedeutung gesehen werden.
  • Auch Microsoft hat Konkurrenz. Und der Einfluss von Google auf den Markt ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Zwar steigt Google erst jetzt so richtig in den europäischen Enterprise-Markt ein, aber die Bedrohung ist für Microsoft ernst zu nehmen. Auch Startups wie Quip können sich über die Zeit zu einer Bedrohung entwickeln. Microsoft kann sich dem Weg in die Cloud nicht verweigern oder es würde trotz der Marktdominanz von Office erhebliche Risiken eingehen, wenn es diesen Weg nicht gehen würde.

Schon auf den ersten Blick hat diese Entwicklung für die Kunden Vor- und Nachteile:

  • Nicht nur für den Produzenten von Software ist der Betrieb von Cloud-Software mit geringeren Kosten möglich:
    • Anforderungen an Arbeitsplätze sinken
    • Der Betrieb wird wirtschaftlicher, Upgrades entfallen, es sind deutlich weniger Eigenleistungen zu erbringen, der Schwerpunkt verschiebt sich auf Benutzer- und Rechte-Verwaltung sowie Training
  • Scrum und Kanban gehen naturgemäß einher mit dem Risiko, unfertige Software zu liefern. Produkte können so unfertig sein, dass ein Nutzen für den Kunden im Moment nicht gegeben ist und Projekte daran scheitern können.
  • Ist ein Produkt nicht erfolgreich, dann kann der Kunde nicht auf eine Weiterentwicklung vertrauen, die Produkte bleiben ggf. auf der Stelle stehen, auch wenn sie nicht formal abgekündigt werden.
  • Da Produkte nicht fertig ausgeliefert werden, ist eine verbindliche Roadmap von entscheidender Bedeutung. Es gibt Anbieter wie Box oder Slack, die dies in sehr guter Form realisieren, aber Microsoft ist hier eher zurückhaltend (auch wenn die offenen Blogs zum aktuellen Stand von Office 365 sehr positiv sind). Speziell die Positionierung von Teams gegenüber Skype for Business oder die Funktionsüberschneidungen zwischen SharePoint und OneDrive werden da zu einem Ratespiel für den Kunden. Gleiches gilt für die Frage, wo die Zukunft von Skype for Business liegt: geht Microsoft mehr in die Cloud und baut den On-Premise-Teil kontinuierlich ab, oder bleibt es bei der gegebenen Situation? Es fehlt eine verlässliche Basis. Allerdings ist Microsoft trotz der bestehenden positiven Beispiele hier nicht alleine und diese Situation ist auch für Standard-Software nicht ungewöhnlich.

Dies bedeutet für alle Microsoft-Kunden, dass so früh wie möglich eine Grundsatz-Entscheidung zur zukünftigen Nutzung von Office 365 getroffen werden sollte:

  • Ist der Weg in die Cloud und zu Office 365 der Weg, den das Unternehmen oder die Behörde selber und bewusst gehen will?
    • Ist dies der richtige Zeitpunkt?
    • Wie sieht eine Gesamtlösung aus?
    • Wie komplex ist die Nutzung von Office 365? Welcher Overhead entsteht?
    • Gibt es Alternativen?
  • Wie sieht Ihre Gesamtlösung oder Strategie für die Cloud aus?
    • Welche anderen Cloud-Lösungen wollen Sie einsetzen?
    • Passt das zu einer Entscheidung für Office 365?
  • Wie weit sollte diese Entscheidung eigentlich gehen?
    • Wo liegt die Zukunft Ihres Dateisystems?
    • Welche Kollaborations-Lösung streben Sie an?
    • Was bedeutet Office 365 für Ihre bestehende UC-Lösung?
  • Ist Office 365 gut genug?
    • Office 365 beinhaltet eine große Menge an historisch gesammelten Funktionen. Wie gut sind die eigentlich? Wenn der Kunde lieber eine Spezialsoftware eines anderen Anbieters für einen Funktionsbereich einsetzen will, geht das überhaupt, lässt sich das ohne Probleme mit Office 365 kombinieren?
    • Arbeiten in der Cloud und ohne lokale Installation: geht das mit Office 365?
  • Was bedeutet dieser Weg eigentlich:
    • Welche Infrastrukturen sind dafür erforderlich?
    • Welche Auswirkungen hat das auf Endgeräte?
    • Welche Auswirkungen hat das auf eingesetzte Applikationen?
    • Welche Kosten bringt das mit sich, wie sieht der Betrieb aus?
  • Wie Hersteller-neutral sollten bestimmte Infrastrukturen eigentlich sein, um eine totale Bindung an einen Lieferanten zu vermeiden? Sollte man bewusst den Weg gehen, Office 365 in einen Rahmen zu setzen, der Flexibilität ermöglicht? Eine Beispiel für diese Frage ist die Umsetzung von SSO oder MFA oder allgemeiner die Umsetzung von Sicherheit.
  • Welche Änderungen im Bereich Sicherheit sind erforderlich:
    • Wie kann man sicherstellen, dass Mitarbeiter nur an definierten Orten mit definierten Geräten Zugang zu den Cloud-Funktionen haben?
    • Wie müssen mobile Endgeräte ggf. angepasst werden, um in der Cloud zu arbeiten?

Unsere Einschätzung zu diesem Thema ist, dass kein Kunde auf Dauer die Cloud im Sinne von Software as a Service SaaS vermeiden kann. Wir haben weiterhin inhaltliche Bedenken zu Infrastructure as a Service in der Public Cloud und glauben, dass reine Infrastruktur-Lösungen für Rechenleistung und Speicher in vielen Fällen lokal durchaus konkurrenzfähig sind (ohne dabei die Chancen der extremen Rechenleistung, die in der Cloud für bestimmte Anwendungen geboten wird, zu übersehen). Aber für selbst entwickelte Anwendungssoftware auf der Basis einer Cloud-Plattform und SaaS ist der Trend eindeutig und nicht mehr umkehrbar: es geht in die Cloud. Wir sind grundsätzlich davon überzeugt, dass der Weg, den Microsoft hier aufzeigt, in die richtige Richtung zeigt. Aber wir sind nicht frei von Bedenken gegenüber Office 365. Hier sehen wir einen klaren Diskussionsbedarf. Und wir sehen durchaus Alternativen zu diesem Weg.

Unsere Empfehlung an unsere Kunden ist deshalb eindeutig:

  • Stellen Sie sicher, dass dies eine bewusste Entscheidung ist, die Sie treffen. Lassen Sie sich nicht indirekt in diese Rolle treiben und auf einmal gibt es keinen Weg zurück mehr
  • Wenn Sie ein bestehender Microsoft-Kunde sind, akzeptieren Sie den Weg zu Office 365 als unvermeidbar und bereiten Sie sich darauf vor
  • Planen Sie rechtzeitig. Sie brauchen nicht unbedingt ein riesiges Strategiepapier oder ein Monster-Projekt, auch für Cloud-Projekte ist Kanban ein guter und effizienter Ansatz
  • Stellen Sie vor einem größeren Einsatz von Office 365 die erforderlichen Infrastrukturen bereit. Und berücksichtigen Sie die möglichen Kosten dieser Infrastrukturen
  • Prüfen Sie funktionale Überschneidungen zwischen Office 365 und anderen in Ihrem Haus genutzten Lösungen und treffen Sie eine bewusste Entscheidung, vermeiden Sie das Entstehen einer Schatten-IT
  • Stellen Sie die Entscheidung für oder gegen Office 365 in den Zusammenhang mit einer generellen Nutzung der Cloud

Wir halten dieses Thema für so wichtig und hochaktuell, dass wir eine Sonderveranstaltung zu diesem Thema aufgesetzt haben:

Office 365 in der Praxis – 13.12.2018 in Bonn

Bitte beachten Sie, dass am Tag davor eine Cloud-Sonderveranstaltung liegt. Diese zwei Tage können zusammen gebucht werden. Hier sind die Links zu den Veranstaltungen:

Sonderveranstaltung: Herausforderung Cloud 12.12.2018 in Bonn
Office 365 in der Praxis 13.12.2018 in Bonn

Ich würde mich freuen, Sie persönlich auf einer dieser Sonderveranstaltungen begrüßen zu können.

Für das Team von Consult Research
Ihr
Dr. Jürgen Suppan

zugeordnete Kategorien: Cloud Computing, Endgeräte, IT-Management, WAN
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